Copropriétaires
GIO dessert des syndicats de copropriété. GIO offre des services exclusifs adaptés aux syndicats et copropriétaires de la grande métropole de l’Outaouais.
Services de gestion
Notre personnel qualifié connaît bien l’ensemble des procédures et méthodes pour préparer et présenter toutes les déclarations requises :
Nous tenons les registres des procès-verbaux.Nous effectuons les suivis aux décisions du syndicat.Au besoin, nous nous assurons qu’un service adéquat de conciergerie est en place en tout temps.Sur mandat, nous octroyons les contrats de conciergerie et/ou de supervisions du personnel.Nous intégrons les appels de services pour les réparations à notre système informatisé et en assurons un suivi et un archivage adéquat.Nous faisons effectuer les réparations en respectant la délégation de pouvoir spécifiée au contrat.Nous négocions des contrats avantageux (réparations diverses, ascenseurs, assurances, déneigement, entretien de la pelouse)Nous faisons réaliser les carnets d’entretien requis par le CA ou la loi.Nous complétons la déclaration annuelle obligatoire auprès du Registraire des entreprises du Québec.Nous fournissons, sur mandat, des services de correspondance particulière, ainsi que de préparation pour tout autre document requis par le conseil d’administration.Nous tenons à jour les fichiers et l’information des copropriétaires et locataires.Notre service téléphonique personnalisé, en français et en anglais est en fonction de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi inclusivement.Nous archivons et entreposons les documents relatifs à la copropriété.Nous assurons un service d’urgence.
GIO s’engage à transmettre les économies réalisées par son volume directement aux syndicats de copropriété.
Assemblées générales
Lors de la tenue d’une assemblée générale annuelle ou spéciale, nous procédons à la convocation des copropriétaires, préparons tous les documents pertinents et les transmettons aux copropriétaires.
Avis de convocation
Ordre du jourÉtats des résultatsBilanProcès-verbalBudget prévisionnelFormulaire de procurationAnnexes tels (projet de règlement, d’investissements etc.)
Au besoin, nous assurons la présidence et le secrétariat et facilitons le déroulement de l’assemblée
Réunion du conseil
d’administration (CA)
Selon les stipulations du conseil d’administration et les ententes contractuelles nous fournissons l’assistance nécessaire à la tenue et au suivi des réunions du conseil d’administration.
Conseils, orientations et expertises sur les actions à prendreOutils tels des gabarits de travailMise en œuvre des décisions
Services relatifs
aux réunions
Gestion des finances
Rigueur et transparence
Nous possédons l’expertise et l’expérience nécessaires pour nous acquitter de ce travail. Nous disposons du support de toute une équipe pour mener à bien les activités qui suivent :
Nous percevons et déposons les frais communs au compte de la copropriété selon les pourcentages de partage des frais communs.Nous émettons les chèques pour le paiement des fournisseurs.Nous effectuons le suivi du compte bancaire.Nous préparons et fournissons périodiquement et/ou annuellement des états financiers (états de résultats et bilan).
Nous offrons au conseil d’administration l’expertise nécessaire au suivi de l’évolution financière de la copropriété.Nous analysons la santé financière et émettons les recommandations d’ajustement au besoin.Selon les stipulations du conseil d’administration, nous préparons le budget prévisionnel à présenter aux copropriétaires pour fin de consultation et/ou offrons notre expertise dans cet exercice.Au besoin, nous nous assurons de voir à la production des rapports d’impôt de la copropriété.
Représenter le syndicat auprès des copropriétaires d’unités louées, afin de faire respecter les règlements de la copropriété.Appuyer les administrateurs afin de résoudre rapidement tout problème ou litige entre les copropriétaires.Assister les administrateurs pour interpréter la déclaration de copropriété afin d’établir les responsabilités respectives du syndicat vs celles des copropriétaires.Proposer au conseil d’administration des règlements utiles à la copropriété et les faire adopter.Entreprendre, sur mandat, les mesures nécessaires à la perception des frais communs auprès des copropriétaires délinquants.S’assurer, dans le respect des lois, du respect des clauses de la déclaration de copropriété par les copropriétaires.
Représentation
Urgences
Nous offrons un service téléphonique d’urgence 24h/24, 7 jours par semaine qui favorise une meilleure sécurité.
Assurances
Le syndicat et le conseil d’administration de la copropriété peuvent bénéficier des connaissances et de l’expertise d’une équipe multidisciplinaire. Ce soutien peut être un atout important dans la recherche de solutions pour diminuer les coûts d’opération et améliorer la qualité de vie des résidents.
Soumettre à l’assureur les demandes d’indemnité des parties communes en cas de sinistre.Suivre les dossiers de sinistres et réparations qui concernent les bénéficiaires.Faire un compte-rendu administratif, s’il y a lieu.
Négocier des contrats avantageux (ascenseurs, déneigement, entretien de la pelouse).